Zasady archiwizacji dokumentów szkolnych

No Comments Bezpieczeństwo

 

 

Szkoła to organizacja, która wykonuje funkcje publiczne i jest organem administracji publicznej. W związku z tym przepisy prawa regulują sprawy dotyczące tworzenia, niszczenia i archiwizacji dokumentów, które tworzy się w szkołach.

Kilka słów o archiwizacji dokumentów

Każda organizacja musi przechowywać tworzone przez siebie dokumenty. Są one produktem jej działalności oraz rejestrem czynności, które są przez nią podejmowane. Szkoły, jako jednostki administracji publicznej, obowiązuje ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Ustawa określa, jak należy archiwizować, przetwarzać i przechowywać dokumenty. Sposób archiwizacji dokumentów zależy także od tego, w jakim miejscu zostały one wytworzone i jaka jest ich waga. Będąc dyrektorem szkoły, musimy dowiedzieć się, jakie przepisy obowiązują placówkę, zważywszy na to, że jest ona jednostką organizacyjną samorządu terytorialnego. Zgodnie z ustawą dokumenty, które powstają i napływają do organów państwowych i jednostek muszą być przez nie przechowywane przez czas określony w przepisach, a następnie są przekazywane do archiwów państwowych lub ulegają zniszczeniu. Zgodnie z zasadami archiwizacji dokumentów, materiały archiwalne określa się literą A, zaś literę B nadaje się dokumentom, które mają czasowe znacznie praktyczne, a dodana do nich liczba określa czas przechowywania (np. B50 oznacza, że druk musi być przechowywany przez 50 lat).

 

szafka z dokumentami

Archiwizacja dokumentów szkolnych

Dokumentacja, którą wytwarzają szkoły nie jest archiwalna, ale przez pewien czas musi być przechowywana w placówce. To, jak długo należy zachować druki, jest określone w klasyfikacji zapisanej w jednolitym rzeczowym wykazie akt. Klasyfikację nadaje dyrektor szkoły, uprzednio musi to omówić z dyrektorem miejscowego archiwum państwowego. Klasyfikację B50 otrzymują arkusze ocen, protokoły egzaminacyjne, ewidencja dzieci i młodzieży, decyzje o skreśleniu z listy uczniów oraz dokumentacja dotycząca egzaminów zawodowych. W tej kategorii są także dokumenty dotyczące zatrudnienia pracowników, czyli listy płac, dokumentacja szkoleń pracowników itd. Przez 25 lat trzeba przechowywać rozporządzenia, zarządzenia i inne wytyczne dotyczące funkcjonowania szkoły, również te, które stworzyły na przykład jednostki samorządu terytorialnego, a także protokoły rad pedagogicznych. Dziesięcioletniemu okresowi archiwizacji dokumentów podlegają między innymi powiadomienia szkół o podjęciu nauki przez dziecko, skierowania do kształcenia specjalnego czy organizacja praktycznej nauki zawodu. Kategoria B5 obejmuje różnego rodzaju dokumenty dotyczące ewidencji wydawanych dokumentów i zaświadczeń, kategorię B3 nadaje się zwolnieniom lekarskim, a B2 listom i kartom urlopowym. Dyrektor szkoły musi pamiętać, że to na nim spoczywa obowiązek dbania o szkolne archiwum i zapewnienie bezpieczeństwa gromadzonym tam dokumentom.

Archiwizacja dokumentów szkolnych to jedna z wielu spraw, jakimi musi zająć się dyrektor szkoły. Znajomość wielu ustaw i procedur to obowiązek, który na nim spoczywa. Warto więc, by w swoim otoczeniu miał specjalistę od spraw związanych z przechowywaniem dokumentów.

 

 

 

 

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Najnowsze wpisy

Najciekawsze aplikacje na Androida

Najciekawsze aplikacje na Androida

  Smartfon z Androidem w Polsce posiada blisko 15 milionów osób. To sporo. Każdy z nich ma d[...]
Powrót do przeszłości - krótka recenzja Huawei P8 Lite

Powrót do przeszłości - krótka recenzja Huawei P8 Lite

        Huawei P8 lite był dla chińskiej marki tym, czym dla LG był [...]
Dlaczego firmy coraz częściej inwestują w bezpieczeństwo?

Dlaczego firmy coraz częściej inwestują w bezpieczeństwo?

Z danych PwC wynika, że w roku 2015 światowe firmy straciły w wyniku ataków hakerskich aż 575 miliar[...]
Co umożliwia profesjonalny program do faktur ?

Co umożliwia profesjonalny program do faktur ?

Ręczne wystawianie faktur powoli odchodzi w zapomnienie. Ta tradycyjna metoda wiązała się z papierko[...]
Narzędzie, które ułatwiają Ci pracę w domu

Narzędzie, które ułatwiają Ci pracę w domu

Nie jest żadnym odkryciem, że w gospodarstwie domowych narzędzia są potrzebne. Gwoździe, śruby, wkrę[...]

Najnowsze komentarze