Zasady archiwizacji dokumentów szkolnych

No Comments Bezpieczeństwo

 

 

Szkoła to organizacja, która wykonuje funkcje publiczne i jest organem administracji publicznej. W związku z tym przepisy prawa regulują sprawy dotyczące tworzenia, niszczenia i archiwizacji dokumentów, które tworzy się w szkołach.

Kilka słów o archiwizacji dokumentów

Każda organizacja musi przechowywać tworzone przez siebie dokumenty. Są one produktem jej działalności oraz rejestrem czynności, które są przez nią podejmowane. Szkoły, jako jednostki administracji publicznej, obowiązuje ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Ustawa określa, jak należy archiwizować, przetwarzać i przechowywać dokumenty. Sposób archiwizacji dokumentów zależy także od tego, w jakim miejscu zostały one wytworzone i jaka jest ich waga. Będąc dyrektorem szkoły, musimy dowiedzieć się, jakie przepisy obowiązują placówkę, zważywszy na to, że jest ona jednostką organizacyjną samorządu terytorialnego. Zgodnie z ustawą dokumenty, które powstają i napływają do organów państwowych i jednostek muszą być przez nie przechowywane przez czas określony w przepisach, a następnie są przekazywane do archiwów państwowych lub ulegają zniszczeniu. Zgodnie z zasadami archiwizacji dokumentów, materiały archiwalne określa się literą A, zaś literę B nadaje się dokumentom, które mają czasowe znacznie praktyczne, a dodana do nich liczba określa czas przechowywania (np. B50 oznacza, że druk musi być przechowywany przez 50 lat).

 

szafka z dokumentami

Archiwizacja dokumentów szkolnych

Dokumentacja, którą wytwarzają szkoły nie jest archiwalna, ale przez pewien czas musi być przechowywana w placówce. To, jak długo należy zachować druki, jest określone w klasyfikacji zapisanej w jednolitym rzeczowym wykazie akt. Klasyfikację nadaje dyrektor szkoły, uprzednio musi to omówić z dyrektorem miejscowego archiwum państwowego. Klasyfikację B50 otrzymują arkusze ocen, protokoły egzaminacyjne, ewidencja dzieci i młodzieży, decyzje o skreśleniu z listy uczniów oraz dokumentacja dotycząca egzaminów zawodowych. W tej kategorii są także dokumenty dotyczące zatrudnienia pracowników, czyli listy płac, dokumentacja szkoleń pracowników itd. Przez 25 lat trzeba przechowywać rozporządzenia, zarządzenia i inne wytyczne dotyczące funkcjonowania szkoły, również te, które stworzyły na przykład jednostki samorządu terytorialnego, a także protokoły rad pedagogicznych. Dziesięcioletniemu okresowi archiwizacji dokumentów podlegają między innymi powiadomienia szkół o podjęciu nauki przez dziecko, skierowania do kształcenia specjalnego czy organizacja praktycznej nauki zawodu. Kategoria B5 obejmuje różnego rodzaju dokumenty dotyczące ewidencji wydawanych dokumentów i zaświadczeń, kategorię B3 nadaje się zwolnieniom lekarskim, a B2 listom i kartom urlopowym. Dyrektor szkoły musi pamiętać, że to na nim spoczywa obowiązek dbania o szkolne archiwum i zapewnienie bezpieczeństwa gromadzonym tam dokumentom.

Archiwizacja dokumentów szkolnych to jedna z wielu spraw, jakimi musi zająć się dyrektor szkoły. Znajomość wielu ustaw i procedur to obowiązek, który na nim spoczywa. Warto więc, by w swoim otoczeniu miał specjalistę od spraw związanych z przechowywaniem dokumentów.

 

 

 

 

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Najnowsze wpisy

Obawiasz się o swoje dane na dysku hdd? Podpowiemy jak skutecznie go zniszczyć

Obawiasz się o swoje dane na dysku hdd? Podpowiemy jak skutecznie go zniszczyć

Digitalizacja dokumentów jest rozwiązaniem, które ułatwia życie wielu przedsiębiorcom. Coraz więcej [...]
Uruchamiasz startup - czy musisz mieć dyplom MBA?

Uruchamiasz startup - czy musisz mieć dyplom MBA?

Startupami nazywamy własne, małe biznesy, które rodzą się z kreatywnych pomysłów i pasji. Większość [...]
Jak wysłać paczkę do Holandii?

Jak wysłać paczkę do Holandii?

Holandia to jeden z piękniejszych krajów Unii Europejskiej. Oprócz walorów turystycznych przyciąga t[...]
Jak budować wizerunek marki w social media?

Jak budować wizerunek marki w social media?

Social media to obecnie jedna z największych potęg internetowych. Dlatego warto wykorzystać je nie t[...]
Najciekawsze aplikacje na Androida

Najciekawsze aplikacje na Androida

  Smartfon z Androidem w Polsce posiada blisko 15 milionów osób. To sporo. Każdy z nich ma d[...]

Najnowsze komentarze